جاري التحميل...

LEGAL DOCUMENT

Privacy Policy

سياسة الخصوصية

شركة الربيعي وشركائة للمحاماة والاستشارات القانونية

Privacy Policy

**Al-Rubaiy and Partners Law Firm**

**Last Updated**: May 2026

---

1. Introduction

### System Nature:

This Privacy Policy applies to the "Al-Rubaiy" mobile application and web system, exclusively designed for a **law firm** to organize and manage office operations and cases (financially, administratively, and legally).

### Who Can Use the System:

#### 1. **Mobile App (Android)**:

✅ **For employees and lawyers only** working at Al-Rubaiy Law Firm

❌ **Not for clients** - clients cannot use the mobile app

❌ **No public registration** - no one can create an account themselves

✅ **Accounts created by administration only**

#### 2. **Web System (Portal)**:

✅ **For employees**: Full access based on permissions

✅ **For clients**: Limited portal to track their cases only

❌ **No public registration** - all accounts created by administration

#### What Clients Can Do via Web Portal:

✅ Access their own accounts

✅ Track stages of their cases only

✅ Monitor financial account for each of their cases

✅ Text messaging with administration via portal

❌ **Cannot**: View others' cases or general data

❌ **Cannot**: Use the mobile app (Android)

### System Purpose:

Organizing and managing law office operations

Managing cases legally, financially, and administratively

Electronic archiving of paper documents

Facilitating communication between company branches in different governorates

---

2. Data We Collect

The application collects the following data strictly for work purposes:

### Authentication Data:

Username and password for system access

Device information (for security purposes only)

### Work Records:

Legal cases, follow-ups, and documents entered by employees

Reports and notes related to cases

Text and voice communications between employees and clients

### Financial Data:

Service fees and commissions related to cases

Accounting vouchers (receipts and payments)

---

3. Permissions Required

### Camera:

**Capturing photos of legal documents** to attach to cases

**Professional document scanning** using OpenCV technology

**No access to photo gallery** - camera only

### Files and Documents:

**File selection**: We use Android's native Storage Access Framework

**No access to your files** except those you manually select

**Uploaded files** are used only for legal case management

**No storage read permissions required** on Android 13+

### Microphone:

**Voice notes** linked to case files

**Encrypted voice calls between employees only** for case discussions

**Speech-to-text** for reports (processed locally on device)

**No call recording** - live calls only

### Firebase Cloud Messaging (FCM) — Push Notifications:

**Service**: Firebase by Google for delivering push notifications

**What is sent**: Device token to Google servers solely to deliver notifications

**Not used to identify you personally** — the token contains no personal information

**Background notifications**: Call and message notifications can be received even when the app is **completely closed** via FCM

**Call notifications**: Appear as a full-screen call interface on the lock screen

**Google Privacy Policy**: https://policies.google.com/privacy

### Proximity Sensor:

Used **only during active calls** to turn off the screen when the phone is held to the ear

**No data is collected** from this sensor

#### Purpose of Calls:

Communication between employees in **different company branches** (the company has branches in many governorates in Yemen)

Discussing cases and coordinating between lawyers

Legal consultations between employees

**Calls are for employees only** - not for clients

### Notifications:

Legal deadline alerts and case updates

Incoming call notifications

---

4. Data Storage

### Storage Location:

All data stored on **Al-Rubaiy Law Firm's private servers**

Servers located in secure, protected data centers

**No data sharing** with unauthorized third parties

### Retention Period:

**Active cases**: Duration of case + 5 years

**Closed cases**: 10 years (legal and professional requirements)

**Financial data**: 10 years (tax and legal requirements)

**Conversations**: 1 year after case closure

**Employee accounts**: Employment duration + 5 years after termination

---

5. Security

### Encryption:

✅ **HTTPS/TLS 1.3** encrypted protocol

✅ Data encryption at rest (**AES-256**)

✅ Password encryption (**bcrypt**)

### Access Control:

✅ Password authentication

✅ Role-based permissions

✅ Complete audit log

### Protection:

✅ Advanced firewall

✅ Continuous security monitoring

✅ Daily backups

✅ Disaster recovery plan

---

6. Data Sharing

### System Nature:

The application and web system are **internal electronic archiving systems** only. The primary purpose is:

Maintaining electronic copies of paper documents archived at the company headquarters

Facilitating information access for authorized employees

Tracking case stages electronically

### No External Data Sharing Policy:

No data is shared outside the application and web system whatsoever

#### Paper Originals:

✅ All original documents are kept **in paper form at company headquarters**

✅ Electronic copies are **backup copies** for archiving only

✅ When courts request documents, **original paper copies** are sent

#### Data Access:

**Restricted to within the system only**:

✅ Authorized employees and lawyers (based on permissions)

✅ No data export or transmission outside the system

✅ No connection to external systems or third parties

### What We Absolutely Do NOT Do:

❌ **No data sharing** with any external entity

❌ **No electronic data transmission** to courts (we send paper copies)

❌ **No connection to external systems** or public cloud services

❌ **No selling or trading** of data

❌ **No use for advertising** or marketing

❌ **No sharing with advertising companies** or data brokers

### Technical Infrastructure:

Servers are **company-owned** and located at headquarters or local data centers

**No connection** to public cloud services (Google, AWS, Azure for external applications)

System is **closed and isolated** - for internal use only

---

7. Employee Rights

### You have the right to:

1. **Access**: View all data recorded under your name

2. **Correction**: Request correction of inaccurate data

3. **Portability**: Obtain a copy of your data

4. **Objection**: Refuse data processing for certain purposes

### Account Management:

#### Account Creation:

**Administration creates accounts** and maintains employee data

Administration grants permissions based on each employee's role

Employees **cannot create accounts** themselves

#### What Employees Can Change:

✅ **Username**: Can be changed from account settings

✅ **Password**: Can be changed anytime

❌ **Permissions**: Set by administration only

❌ **Job Role**: Determined by administration

#### Working Within Permissions:

Each employee works **within granted permissions** from administration

Permissions determine what can be viewed and modified

Employees cannot exceed their permissions

#### Upon Employment Termination:

**Administration deactivates the account** (not the employee)

Account is **not deleted** - only deactivated

Data retained for legal records (5 years)

Employees **cannot delete their own accounts**

#### For Inquiries:

For data inquiries or modifications, contact IT Department

To request a copy of your data, contact administration

---

8. Data Usage

### Primary Purpose: Legal and Financial Case Tracking

We use data **exclusively** for documenting and tracking case progress:

#### 1. **Legal Tracking**:

✅ Recording case stages (from intake to closure)

✅ Documenting legal procedures performed by lawyers

✅ Maintaining hearing dates and important deadlines

✅ Tracking case status (active, pending, closed)

#### 2. **Reporting**:

✅ Detailed reports of what happened at each stage

✅ Documentation of actions and steps taken

✅ Periodic case progress summaries

✅ Internal performance statistics

#### 3. **Attaching Supporting Documents**:

✅ Attaching photos or files of documents obtained by lawyers

✅ Preserving documents that prove lawyer's actions

✅ Archiving contracts, judgments, and correspondence

✅ Documenting evidence and case-related documents

#### 4. **Financial Tracking**:

✅ Recording service fees and commissions

✅ Tracking payments and receivables

✅ Issuing receipts and payment vouchers

✅ Financial reports related to cases

#### 5. **Communication and Messaging**:

**Voice Calls**:

✅ Encrypted voice calls **between employees only**

✅ For case discussions and coordination between branches

✅ Company has branches in many governorates in Yemen - calls facilitate communication

❌ **No calls with clients** through the app

**Text Messaging**:

✅ Text messages **between employees only**

✅ For discussing cases and exchanging information

✅ Encrypted and secure

❌ **No chats with clients** through the app

**Notifications**:

✅ Hearing and important deadline notifications

✅ Incoming call alerts from employees

✅ Case updates

### What We Do NOT Use Data For:

❌ **No selling** data to third parties

❌ **No use for advertising** or marketing

❌ **No analysis** for commercial purposes outside work scope

❌ **No sharing** outside the system whatsoever

❌ **No use** for any purpose unrelated to case management

---

9. Contact

**Email**: ameen25r@gmail.com

**Phone**: +967 779 266 601

**Address**: Al-Rubaiy Law Firm, Sana'a, Yemen

**Website**: https://rubaiy.com

### Data Protection Officer:

**Name**: mohhash

**Email**: mohhash2012@gmail.com

---

**Last Updated**: May 2026

**Version**: 3.0

**Language**: English

---

النسخة العربية

سياسة الخصوصية

**شركة الربيعي وشركائه للمحاماة والاستشارات القانونية**

**آخر تحديث**: مايو 2026

---

1. مقدمة

### طبيعة النظام:

تُطبَّق هذه السياسة على تطبيق "الربيعي" ونظام الويب المخصصين حصرياً لـ **شركة محاماة** لتنظيم وترتيب أعمال المكتب والقضايا (مالياً وإدارياً وقانونياً).

### من يمكنه استخدام النظام:

#### 1. **التطبيق (Android)**:

✅ **للموظفين والمحامين فقط** العاملين في شركة الربيعي للمحاماة

❌ **ليس للعملاء** - العملاء لا يمكنهم استخدام التطبيق

❌ **لا تسجيل عام** - لا يمكن لأحد إنشاء حساب بنفسه

✅ **الحسابات من الإدارة فقط**

#### 2. **نظام الويب (Portal)**:

✅ **للموظفين**: الوصول الكامل حسب الصلاحيات

✅ **للعملاء**: بوابة محدودة لمتابعة قضاياهم فقط

❌ **لا تسجيل عام** - جميع الحسابات تُنشأ من الإدارة

#### ما يمكن للعملاء فعله عبر بوابة الويب:

✅ الوصول لحساباتهم الخاصة

✅ متابعة مراحل قضاياهم فقط

✅ متابعة الحساب المالي لكل قضية خاصة بهم

✅ التراسل النصي مع الإدارة عبر البوابة

❌ **لا يمكنهم**: رؤية قضايا الآخرين أو البيانات العامة

❌ **لا يمكنهم**: استخدام التطبيق (Android)

### الغرض من النظام:

تنظيم وترتيب أعمال مكتب المحاماة

إدارة القضايا قانونياً ومالياً وإدارياً

أرشفة إلكترونية للوثائق الورقية

تسهيل التواصل بين فروع الشركة في المحافظات المختلفة

2. البيانات التي نجمعها

يجمع التطبيق البيانات التالية حصراً لأغراض العمل:

### بيانات المصادقة:

اسم المستخدم وكلمة المرور للدخول إلى نظام إدارة القضايا

معلومات الجهاز (لأغراض أمنية فقط)

### سجلات العمل:

القضايا والمتابعات والمستندات القانونية التي يُدخلها الموظف

التقارير والملاحظات المرتبطة بالقضايا

المحادثات النصية والصوتية بين الموظفين والعملاء

**إدارة المتابعات**: إضافة وتعديل متابعات القضايا مع رفع الوثائق ومسحها ضوئياً

### البيانات المالية:

رسوم الخدمات والعمولات المرتبطة بالقضايا

**السندات المحاسبية** (سندات قبض وصرف):

- كل سند مرتبط بقضية قانونية **إجبارياً**

- ربط السندات بحسابات الكيانات (العملاء / الموظفين / المندوبين) ديناميكياً عبر دليل الحسابات

- تُحدَّد هوية الطرف الدافع أو المستفيد تلقائياً من الحساب المختار

**القيود المحاسبية** (Journal Entries):

- كل سطر قيد مرتبط بكود حساب محاسبي دقيق

- ربط القيود بالكيانات (العملاء / الموظفين / المندوبين) عبر حسابات التحكم الديناميكية

- ربط القيود بالقضايا القانونية المعنية

3. الصلاحيات المطلوبة

### الكاميرا:

**التقاط صور المستندات القانونية** وإرفاقها بالقضايا والمتابعات

**المسح الضوئي الاحترافي** للوثائق باستخدام تقنية OpenCV (اكتشاف الحواف، تصحيح المنظور، تحسين الجودة)

**رفع وثائق المتابعات**: مسح الوثائق الورقية وإرفاقها بسجل المتابعة مباشرة

**لا نصل إلى معرض الصور** - نستخدم الكاميرا مباشرة فقط

### الملفات والمستندات:

**اختيار الملفات**: نستخدم نظام اختيار الملفات الأصلي في Android (Storage Access Framework)

**لا نصل إلى ملفاتك** إلا بعد اختيارك لها يدوياً عبر نافذة النظام

**الملفات المرفوعة** تُستخدم فقط لإدارة القضايا والمتابعات القانونية

**إدارة وثائق المتابعات**: عرض الوثائق المرفوعة سابقاً وحذفها وإضافة وثائق جديدة

**لا نطلب أذونات قراءة التخزين** - غير مطلوبة على Android 13+

### الميكروفون:

**تسجيل ملاحظات صوتية** مرتبطة بملفات القضايا

**مكالمات صوتية مشفرة بين الموظفين فقط** للنقاش حول القضايا

**تحويل الصوت إلى نص** في تقارير المتابعات (يتم محلياً على الجهاز)

**لا نسجل المكالمات** - المكالمات مباشرة فقط

### Firebase Cloud Messaging (FCM) — إشعارات الدفع:

**الخدمة**: Firebase من Google لإرسال الإشعارات الفورية

**ما يُرسَل**: رمز الجهاز (device token) لخوادم Google لتسليم الإشعارات فقط

**لا يُستخدم لتحديد هويتك** — الرمز لا يحتوي على معلومات شخصية

**الإشعارات في الخلفية**: يمكن استقبال إشعارات المكالمات والرسائل حتى عندما يكون التطبيق **مغلقاً تماماً** عبر نظام FCM

**إشعارات المكالمات**: تظهر كشاشة مكالمة كاملة على شاشة القفل

**سياسة Google**: https://policies.google.com/privacy

### حساس القرب:

يُستخدم فقط **أثناء المكالمات النشطة** لإطفاء الشاشة عند تقريب الهاتف من الوجه

**لا يُجمع أي بيانات** من هذا الحساس

#### الغرض من المكالمات:

التواصل بين الموظفين في **فروع الشركة المختلفة** (الشركة لها فروع في محافظات كثيرة باليمن)

النقاش حول القضايا والتنسيق بين المحامين

استشارات قانونية بين الموظفين

**المكالمات للموظفين فقط** - ليست للعملاء

### الإشعارات:

استقبال تنبيهات المواعيد القانونية وتحديثات القضايا

إشعارات المكالمات الواردة

تذكيرات الجلسات والمواعيد المهمة

4. تخزين البيانات

### مكان التخزين:

جميع البيانات تُخزَّن على **خوادم شركة الربيعي للمحاماة الخاصة**

الخوادم موجودة في مراكز بيانات آمنة ومحمية

**لا تُشارَك البيانات** مع أي جهة خارجية غير مصرح بها

### مدة الاحتفاظ:

**بيانات القضايا النشطة**: طوال فترة القضية + 5 سنوات

**بيانات القضايا المغلقة**: 10 سنوات (للامتثال القانوني والمتطلبات المهنية)

**البيانات المالية** (السندات والقيود): 10 سنوات (متطلبات ضريبية وقانونية)

**المحادثات**: سنة واحدة بعد إغلاق القضية

**حسابات الموظفين**: طوال فترة العمل + 5 سنوات بعد انتهاء الخدمة

✅ بروتوكول **HTTPS/TLS 1.3** المشفر لنقل البيانات

✅ تشفير البيانات في التخزين (**AES-256**)

✅ كلمات المرور مشفرة (**bcrypt**)

### التحكم في الوصول والصلاحيات:

#### صلاحيات الموظفين:

✅ كل موظف يرى **فقط الصفحات والنوافذ المصرح له بها**

✅ الصلاحيات حسب التخصص (محامي، محاسب، موظف إداري، إلخ)

✅ صلاحيات المحاسبة (السندات والقيود) مقيَّدة بمستخدمين محددين

✅ **لا يمكن للموظفين تصدير أي بيانات** خارج النظام

✅ الوصول محدود بحسب دور كل موظف

#### صلاحيات الإدارة (Admin):

✅ **الإدارة فقط** تستطيع استعراض جميع البيانات

✅ الوصول الكامل للبيانات المالية والتقارير والسندات والقيود

✅ الوصول لجميع معلومات القضايا

✅ إدارة الحسابات والصلاحيات

#### صلاحيات العملاء:

✅ الوصول **لقضاياهم فقط** - لا يرون قضايا الآخرين

✅ متابعة الحساب المالي لقضاياهم فقط

✅ التراسل مع الإدارة فقط

❌ **لا وصول** للبيانات العامة أو التقارير المالية

✅ مصادقة بكلمة المرور لتسجيل الدخول

✅ سجل كامل لجميع العمليات (Audit Log)

✅ مراقبة محاولات الوصول غير المصرح

### الحماية والنسخ الاحتياطي:

✅ جدار حماية متقدم

✅ مراقبة أمنية مستمرة

✅ **النسخ الاحتياطي محلياً فقط** (داخل السيرفر)

✅ نسخ احتياطي أسبوعي لقاعدة البيانات

❌ **لا يوجد نسخ احتياطي سحابي** (Cloud Backup)

✅ خطة استرجاع الكوارث

6. ما نفعله بالبيانات

### الاستخدامات المشروعة:

✅ **إدارة القضايا**: تتبع مراحل القضايا ومواعيدها وجلساتها

✅ **إدارة المتابعات**: تسجيل تقارير المتابعات وربطها بالقضايا والخدمات والوثائق

✅ **المحاسبة القانونية**: إدارة السندات (قبض وصرف) والقيود المحاسبية المرتبطة بالقضايا

✅ **ربط المعاملات المالية**: كل سند أو قيد مرتبط بقضية قانونية محددة وبالطرف المعني (عميل/موظف/مندوب)

✅ **أرشفة المستندات**: حفظ وثائق القضايا والمتابعات ومسحها ضوئياً

✅ **التواصل الداخلي**: تسهيل التنسيق بين فروع الشركة

### ما لا نفعله بالبيانات:

❌ **لا نستخدمها للإعلانات** أو التسويق

❌ **لا نحللها** لأغراض تجارية خارج نطاق العمل

❌ **لا نشاركها** خارج النظام نهائياً

❌ **لا نستخدمها** لأي غرض غير متعلق بإدارة القضايا

7. المحاسبة القانونية — تفاصيل المعالجة

نظراً للطابع الحساس للبيانات المالية، نوضح آلية عملها:

### سندات القبض والصرف:

**سند القبض**: يسجل الأموال الواردة من عميل/موظف/مندوب لصالح قضية محددة

**سند الصرف**: يسجل الأموال الصادرة لعميل/موظف/مندوب مرتبطة بقضية محددة

**ربط الكيانات**: كل سند يُحدِّد تلقائياً الحساب المحاسبي الصحيح (حساب تحكم) للطرف الدافع/المستفيد

**القضية إجبارية**: لا يمكن إنشاء سند بدون تحديد القضية المرتبطة

### القيود المحاسبية:

يُرسَل كود الحساب (`account_code`) لا معرفه (`account_id`) للخادم

ربط القيود بالكيانات عبر `entity_type` و `entity_id`

ربط كل سطر قيد بالقضية المعنية (`issues_id`)

البيانات المالية تخضع لنظام صلاحيات صارم (محاسبين معتمدين فقط)

8. حقوق المستخدمين

يحق للموظفين المصرح لهم:

✅ **الاطلاع** على بياناتهم الشخصية المسجلة في النظام

✅ **طلب تصحيح** البيانات غير الدقيقة

✅ **طلب حذف** البيانات الشخصية (مع الاحتفاظ ببيانات القضايا للمتطلبات القانونية)

**ملاحظة**: بيانات القضايا والسندات والقيود المحاسبية لا يمكن حذفها لأسباب قانونية وضريبية.

باستخدامك لتطبيق شركة الربيعي للمحاماة، فإنك توافق على:

✅ جمع واستخدام بياناتك كما هو موضح في هذه السياسة

✅ استخدام الكاميرا والميكروفون للأغراض المذكورة

✅ رفع الملفات والمستندات للقضايا والمتابعات القانونية

✅ ربط معاملاتك المالية بقضايا قانونية محددة

✅ تخزين بياناتك على خوادمنا الآمنة

### لأي استفسارات حول الخصوصية:

**البريد الإلكتروني**: ameen25r@gmail.com

**الهاتف**: +967 779 266 601

**العنوان**: شركة الربيعي للمحاماة، صنعاء، اليمن

**الموقع**: https://rubaiy.com

### مسؤول حماية البيانات:

**الاسم**: mohhash

**البريد**: mohhash2012@gmail.com

### قسم تقنية المعلومات:

للاستفسارات التقنية أو طلبات الوصول للبيانات، تواصل مع قسم تقنية المعلومات في الشركة.

11. التغييرات على السياسة

قد نحدث هذه السياسة من وقت لآخر

سنخطرك بأي تغييرات جوهرية عبر إشعار في التطبيق

استمرارك في استخدام التطبيق يعني موافقتك على التغييرات

**آخر تحديث**: مايو 2026

**الإصدار**: 4.0

**اللغة**: العربية

Privacy Policy

Privacy Policy

1. Introduction

2. Data We Collect

3. Permissions Required

4. Data Storage

5. Security

6. Data Sharing

7. Employee Rights

8. Data Usage

9. Contact

سياسة الخصوصية

1. مقدمة

2. البيانات التي نجمعها

3. الصلاحيات المطلوبة

4. تخزين البيانات

5. الأمان

6. ما نفعله بالبيانات

7. المحاسبة القانونية — تفاصيل المعالجة

8. حقوق المستخدمين

9. الموافقة

10. التواصل

11. التغييرات على السياسة