LEGAL DOCUMENT

Privacy Policy

سياسة الخصوصية

شركة الربيعي وشركائة للمحاماة والاستشارات القانونية

Privacy Policy

**Al-Rubaiy and Partners Law Firm**

**Last Updated**: May 2026

---

1. Introduction

### System Nature:

This Privacy Policy applies to the "Al-Rubaiy" mobile application and web system, exclusively designed for a **law firm** to organize and manage office operations and cases (financially, administratively, and legally).

### Who Can Use the System:

#### 1. **Mobile App (Android)**:

✅ **For employees and lawyers only** working at Al-Rubaiy Law Firm

❌ **Not for clients** - clients cannot use the mobile app

❌ **No public registration** - no one can create an account themselves

✅ **Accounts created by administration only**

#### 2. **Web System (Portal)**:

✅ **For employees**: Full access based on permissions

✅ **For clients**: Limited portal to track their cases only

❌ **No public registration** - all accounts created by administration

#### What Clients Can Do via Web Portal:

✅ Access their own accounts

✅ Track stages of their cases only

✅ Monitor financial account for each of their cases

✅ Text messaging with administration via portal

❌ **Cannot**: View others' cases or general data

❌ **Cannot**: Use the mobile app (Android)

### System Purpose:

Organizing and managing law office operations

Managing cases legally, financially, and administratively

Electronic archiving of paper documents

Facilitating communication between company branches in different governorates

---

2. Data We Collect

The application collects the following data strictly for work purposes:

### Authentication Data:

Username and password for system access

Device information (for security purposes only)

### Work Records:

Legal cases, follow-ups, and documents entered by employees

Reports and notes related to cases

Text and voice communications between employees and clients

### Financial Data:

Service fees and commissions related to cases

Accounting vouchers (receipts and payments)

---

3. Permissions Required

### Camera:

**Capturing photos of legal documents** to attach to cases

**Professional document scanning** using OpenCV technology

**No access to photo gallery** - camera only

### Files and Documents:

**File selection**: We use Android's native Storage Access Framework

**No access to your files** except those you manually select

**Uploaded files** are used only for legal case management

**No storage read permissions required** on Android 13+

### Microphone:

**Voice notes** linked to case files

**Encrypted voice calls between employees only** for case discussions

**Speech-to-text** for reports (processed locally on device)

**No call recording** - live calls only

### Firebase Cloud Messaging (FCM) — Push Notifications:

**Service**: Firebase by Google for delivering push notifications

**What is sent**: Device token to Google servers solely to deliver notifications

**Not used to identify you personally** — the token contains no personal information

**Background notifications**: Call and message notifications can be received even when the app is **completely closed** via FCM

**Call notifications**: Appear as a full-screen call interface on the lock screen

**Google Privacy Policy**: https://policies.google.com/privacy

### Proximity Sensor:

Used **only during active calls** to turn off the screen when the phone is held to the ear

**No data is collected** from this sensor

#### Purpose of Calls:

Communication between employees in **different company branches** (the company has branches in many governorates in Yemen)

Discussing cases and coordinating between lawyers

Legal consultations between employees

**Calls are for employees only** - not for clients

### Notifications:

Legal deadline alerts and case updates

Incoming call notifications

---

4. Data Storage

### Storage Location:

All data stored on **Al-Rubaiy Law Firm's private servers**

Servers located in secure, protected data centers

**No data sharing** with unauthorized third parties

### Retention Period:

**Active cases**: Duration of case + 5 years

**Closed cases**: 10 years (legal and professional requirements)

**Financial data**: 10 years (tax and legal requirements)

**Conversations**: 1 year after case closure

**Employee accounts**: Employment duration + 5 years after termination

---

5. Security

### Encryption:

✅ **HTTPS/TLS 1.3** encrypted protocol

✅ Data encryption at rest (**AES-256**)

✅ Password encryption (**bcrypt**)

### Access Control:

✅ Password authentication

✅ Role-based permissions

✅ Complete audit log

### Protection:

✅ Advanced firewall

✅ Continuous security monitoring

✅ Daily backups

✅ Disaster recovery plan

---

6. Data Sharing

### System Nature:

The application and web system are **internal electronic archiving systems** only. The primary purpose is:

Maintaining electronic copies of paper documents archived at the company headquarters

Facilitating information access for authorized employees

Tracking case stages electronically

### No External Data Sharing Policy:

No data is shared outside the application and web system whatsoever

#### Paper Originals:

✅ All original documents are kept **in paper form at company headquarters**

✅ Electronic copies are **backup copies** for archiving only

✅ When courts request documents, **original paper copies** are sent

#### Data Access:

**Restricted to within the system only**:

✅ Authorized employees and lawyers (based on permissions)

✅ No data export or transmission outside the system

✅ No connection to external systems or third parties

### What We Absolutely Do NOT Do:

❌ **No data sharing** with any external entity

❌ **No electronic data transmission** to courts (we send paper copies)

❌ **No connection to external systems** or public cloud services

❌ **No selling or trading** of data

❌ **No use for advertising** or marketing

❌ **No sharing with advertising companies** or data brokers

### Technical Infrastructure:

Servers are **company-owned** and located at headquarters or local data centers

**No connection** to public cloud services (Google, AWS, Azure for external applications)

System is **closed and isolated** - for internal use only

---

7. Employee Rights

### You have the right to:

1. **Access**: View all data recorded under your name

2. **Correction**: Request correction of inaccurate data

3. **Portability**: Obtain a copy of your data

4. **Objection**: Refuse data processing for certain purposes

### Account Management:

#### Account Creation:

**Administration creates accounts** and maintains employee data

Administration grants permissions based on each employee's role

Employees **cannot create accounts** themselves

#### What Employees Can Change:

✅ **Username**: Can be changed from account settings

✅ **Password**: Can be changed anytime

❌ **Permissions**: Set by administration only

❌ **Job Role**: Determined by administration

#### Working Within Permissions:

Each employee works **within granted permissions** from administration

Permissions determine what can be viewed and modified

Employees cannot exceed their permissions

#### Upon Employment Termination:

**Administration deactivates the account** (not the employee)

Account is **not deleted** - only deactivated

Data retained for legal records (5 years)

Employees **cannot delete their own accounts**

#### For Inquiries:

For data inquiries or modifications, contact IT Department

To request a copy of your data, contact administration

---

8. Data Usage

### Primary Purpose: Legal and Financial Case Tracking

We use data **exclusively** for documenting and tracking case progress:

#### 1. **Legal Tracking**:

✅ Recording case stages (from intake to closure)

✅ Documenting legal procedures performed by lawyers

✅ Maintaining hearing dates and important deadlines

✅ Tracking case status (active, pending, closed)

#### 2. **Reporting**:

✅ Detailed reports of what happened at each stage

✅ Documentation of actions and steps taken

✅ Periodic case progress summaries

✅ Internal performance statistics

#### 3. **Attaching Supporting Documents**:

✅ Attaching photos or files of documents obtained by lawyers

✅ Preserving documents that prove lawyer's actions

✅ Archiving contracts, judgments, and correspondence

✅ Documenting evidence and case-related documents

#### 4. **Financial Tracking**:

✅ Recording service fees and commissions

✅ Tracking payments and receivables

✅ Issuing receipts and payment vouchers

✅ Financial reports related to cases

#### 5. **Communication and Messaging**:

**Voice Calls**:

✅ Encrypted voice calls **between employees only**

✅ For case discussions and coordination between branches

✅ Company has branches in many governorates in Yemen - calls facilitate communication

❌ **No calls with clients** through the app

**Text Messaging**:

✅ Text messages **between employees only**

✅ For discussing cases and exchanging information

✅ Encrypted and secure

❌ **No chats with clients** through the app

**Notifications**:

✅ Hearing and important deadline notifications

✅ Incoming call alerts from employees

✅ Case updates

### What We Do NOT Use Data For:

❌ **No selling** data to third parties

❌ **No use for advertising** or marketing

❌ **No analysis** for commercial purposes outside work scope

❌ **No sharing** outside the system whatsoever

❌ **No use** for any purpose unrelated to case management

---

9. Contact

**Email**: ameen25r@gmail.com

**Phone**: +967 779 266 601

**Address**: Al-Rubaiy Law Firm, Sana'a, Yemen

**Website**: https://rubaiy.com

### Data Protection Officer:

**Name**: mohhash

**Email**: mohhash2012@gmail.com

---

**Last Updated**: May 2026

**Version**: 3.0

**Language**: English

---

النسخة العربية

سياسة الخصوصية

**شركة الربيعي وشركائه للمحاماة والاستشارات القانونية**

**آخر تحديث**: مايو 2026

---

1. مقدمة

### طبيعة النظام:

تُطبَّق هذه السياسة على تطبيق "الربيعي" ونظام الويب المخصصين حصرياً لـ **شركة محاماة** لتنظيم وترتيب أعمال المكتب والقضايا (مالياً وإدارياً وقانونياً).

### من يمكنه استخدام النظام:

#### 1. **التطبيق (Android)**:

✅ **للموظفين والمحامين فقط** العاملين في شركة الربيعي للمحاماة

❌ **ليس للعملاء** - العملاء لا يمكنهم استخدام التطبيق

❌ **لا تسجيل عام** - لا يمكن لأحد إنشاء حساب بنفسه

✅ **الحسابات من الإدارة فقط**

#### 2. **نظام الويب (Portal)**:

✅ **للموظفين**: الوصول الكامل حسب الصلاحيات

✅ **للعملاء**: بوابة محدودة لمتابعة قضاياهم فقط

❌ **لا تسجيل عام** - جميع الحسابات تُنشأ من الإدارة

#### ما يمكن للعملاء فعله عبر بوابة الويب:

✅ الوصول لحساباتهم الخاصة

✅ متابعة مراحل قضاياهم فقط

✅ متابعة الحساب المالي لكل قضية خاصة بهم

✅ التراسل النصي مع الإدارة عبر البوابة

❌ **لا يمكنهم**: رؤية قضايا الآخرين أو البيانات العامة

❌ **لا يمكنهم**: استخدام التطبيق (Android)

### الغرض من النظام:

تنظيم وترتيب أعمال مكتب المحاماة

إدارة القضايا قانونياً ومالياً وإدارياً

أرشفة إلكترونية للوثائق الورقية

تسهيل التواصل بين فروع الشركة في المحافظات المختلفة

---

2. البيانات التي نجمعها

يجمع التطبيق البيانات التالية حصراً لأغراض العمل:

### بيانات المصادقة:

اسم المستخدم وكلمة المرور للدخول إلى نظام إدارة القضايا

معلومات الجهاز (لأغراض أمنية فقط)

### سجلات العمل:

القضايا والمتابعات والمستندات القانونية التي يُدخلها الموظف

التقارير والملاحظات المرتبطة بالقضايا

المحادثات النصية والصوتية بين الموظفين والعملاء

**إدارة المتابعات**: إضافة وتعديل متابعات القضايا مع رفع الوثائق ومسحها ضوئياً

### البيانات المالية:

رسوم الخدمات والعمولات المرتبطة بالقضايا

**السندات المحاسبية** (سندات قبض وصرف):

- كل سند مرتبط بقضية قانونية **إجبارياً**

- ربط السندات بحسابات الكيانات (العملاء / الموظفين / المندوبين) ديناميكياً عبر دليل الحسابات

- تُحدَّد هوية الطرف الدافع أو المستفيد تلقائياً من الحساب المختار

**القيود المحاسبية** (Journal Entries):

- كل سطر قيد مرتبط بكود حساب محاسبي دقيق

- ربط القيود بالكيانات (العملاء / الموظفين / المندوبين) عبر حسابات التحكم الديناميكية

- ربط القيود بالقضايا القانونية المعنية

---

3. الصلاحيات المطلوبة

### الكاميرا:

**التقاط صور المستندات القانونية** وإرفاقها بالقضايا والمتابعات

**المسح الضوئي الاحترافي** للوثائق باستخدام تقنية OpenCV (اكتشاف الحواف، تصحيح المنظور، تحسين الجودة)

**رفع وثائق المتابعات**: مسح الوثائق الورقية وإرفاقها بسجل المتابعة مباشرة

**لا نصل إلى معرض الصور** - نستخدم الكاميرا مباشرة فقط

### الملفات والمستندات:

**اختيار الملفات**: نستخدم نظام اختيار الملفات الأصلي في Android (Storage Access Framework)

**لا نصل إلى ملفاتك** إلا بعد اختيارك لها يدوياً عبر نافذة النظام

**الملفات المرفوعة** تُستخدم فقط لإدارة القضايا والمتابعات القانونية

**إدارة وثائق المتابعات**: عرض الوثائق المرفوعة سابقاً وحذفها وإضافة وثائق جديدة

**لا نطلب أذونات قراءة التخزين** - غير مطلوبة على Android 13+

### الميكروفون:

**تسجيل ملاحظات صوتية** مرتبطة بملفات القضايا

**مكالمات صوتية مشفرة بين الموظفين فقط** للنقاش حول القضايا

**تحويل الصوت إلى نص** في تقارير المتابعات (يتم محلياً على الجهاز)

**لا نسجل المكالمات** - المكالمات مباشرة فقط

### Firebase Cloud Messaging (FCM) — إشعارات الدفع:

**الخدمة**: Firebase من Google لإرسال الإشعارات الفورية

**ما يُرسَل**: رمز الجهاز (device token) لخوادم Google لتسليم الإشعارات فقط

**لا يُستخدم لتحديد هويتك** — الرمز لا يحتوي على معلومات شخصية

**الإشعارات في الخلفية**: يمكن استقبال إشعارات المكالمات والرسائل حتى عندما يكون التطبيق **مغلقاً تماماً** عبر نظام FCM

**إشعارات المكالمات**: تظهر كشاشة مكالمة كاملة على شاشة القفل

**سياسة Google**: https://policies.google.com/privacy

### حساس القرب:

يُستخدم فقط **أثناء المكالمات النشطة** لإطفاء الشاشة عند تقريب الهاتف من الوجه

**لا يُجمع أي بيانات** من هذا الحساس

#### الغرض من المكالمات:

التواصل بين الموظفين في **فروع الشركة المختلفة** (الشركة لها فروع في محافظات كثيرة باليمن)

النقاش حول القضايا والتنسيق بين المحامين

استشارات قانونية بين الموظفين

**المكالمات للموظفين فقط** - ليست للعملاء

### الإشعارات:

استقبال تنبيهات المواعيد القانونية وتحديثات القضايا

إشعارات المكالمات الواردة

تذكيرات الجلسات والمواعيد المهمة

---

4. تخزين البيانات

### مكان التخزين:

جميع البيانات تُخزَّن على **خوادم شركة الربيعي للمحاماة الخاصة**

الخوادم موجودة في مراكز بيانات آمنة ومحمية

**لا تُشارَك البيانات** مع أي جهة خارجية غير مصرح بها

### مدة الاحتفاظ:

**بيانات القضايا النشطة**: طوال فترة القضية + 5 سنوات

**بيانات القضايا المغلقة**: 10 سنوات (للامتثال القانوني والمتطلبات المهنية)

**البيانات المالية** (السندات والقيود): 10 سنوات (متطلبات ضريبية وقانونية)

**المحادثات**: سنة واحدة بعد إغلاق القضية

**حسابات الموظفين**: طوال فترة العمل + 5 سنوات بعد انتهاء الخدمة

---

5. الأمان

### التشفير:

✅ بروتوكول **HTTPS/TLS 1.3** المشفر لنقل البيانات

✅ تشفير البيانات في التخزين (**AES-256**)

✅ كلمات المرور مشفرة (**bcrypt**)

### التحكم في الوصول والصلاحيات:

#### صلاحيات الموظفين:

✅ كل موظف يرى **فقط الصفحات والنوافذ المصرح له بها**

✅ الصلاحيات حسب التخصص (محامي، محاسب، موظف إداري، إلخ)

✅ صلاحيات المحاسبة (السندات والقيود) مقيَّدة بمستخدمين محددين

✅ **لا يمكن للموظفين تصدير أي بيانات** خارج النظام

✅ الوصول محدود بحسب دور كل موظف

#### صلاحيات الإدارة (Admin):

✅ **الإدارة فقط** تستطيع استعراض جميع البيانات

✅ الوصول الكامل للبيانات المالية والتقارير والسندات والقيود

✅ الوصول لجميع معلومات القضايا

✅ إدارة الحسابات والصلاحيات

#### صلاحيات العملاء:

✅ الوصول **لقضاياهم فقط** - لا يرون قضايا الآخرين

✅ متابعة الحساب المالي لقضاياهم فقط

✅ التراسل مع الإدارة فقط

❌ **لا وصول** للبيانات العامة أو التقارير المالية

#### الأمان:

✅ مصادقة بكلمة المرور لتسجيل الدخول

✅ سجل كامل لجميع العمليات (Audit Log)

✅ مراقبة محاولات الوصول غير المصرح

### الحماية والنسخ الاحتياطي:

✅ جدار حماية متقدم

✅ مراقبة أمنية مستمرة

✅ **النسخ الاحتياطي محلياً فقط** (داخل السيرفر)

✅ نسخ احتياطي أسبوعي لقاعدة البيانات

❌ **لا يوجد نسخ احتياطي سحابي** (Cloud Backup)

✅ خطة استرجاع الكوارث

---

6. ما نفعله بالبيانات

### الاستخدامات المشروعة:

✅ **إدارة القضايا**: تتبع مراحل القضايا ومواعيدها وجلساتها

✅ **إدارة المتابعات**: تسجيل تقارير المتابعات وربطها بالقضايا والخدمات والوثائق

✅ **المحاسبة القانونية**: إدارة السندات (قبض وصرف) والقيود المحاسبية المرتبطة بالقضايا

✅ **ربط المعاملات المالية**: كل سند أو قيد مرتبط بقضية قانونية محددة وبالطرف المعني (عميل/موظف/مندوب)

✅ **أرشفة المستندات**: حفظ وثائق القضايا والمتابعات ومسحها ضوئياً

✅ **التواصل الداخلي**: تسهيل التنسيق بين فروع الشركة

### ما لا نفعله بالبيانات:

❌ **لا نستخدمها للإعلانات** أو التسويق

❌ **لا نحللها** لأغراض تجارية خارج نطاق العمل

❌ **لا نشاركها** خارج النظام نهائياً

❌ **لا نستخدمها** لأي غرض غير متعلق بإدارة القضايا

---

7. المحاسبة القانونية — تفاصيل المعالجة

نظراً للطابع الحساس للبيانات المالية، نوضح آلية عملها:

### سندات القبض والصرف:

**سند القبض**: يسجل الأموال الواردة من عميل/موظف/مندوب لصالح قضية محددة

**سند الصرف**: يسجل الأموال الصادرة لعميل/موظف/مندوب مرتبطة بقضية محددة

**ربط الكيانات**: كل سند يُحدِّد تلقائياً الحساب المحاسبي الصحيح (حساب تحكم) للطرف الدافع/المستفيد

**القضية إجبارية**: لا يمكن إنشاء سند بدون تحديد القضية المرتبطة

### القيود المحاسبية:

يُرسَل كود الحساب (`account_code`) لا معرفه (`account_id`) للخادم

ربط القيود بالكيانات عبر `entity_type` و `entity_id`

ربط كل سطر قيد بالقضية المعنية (`issues_id`)

البيانات المالية تخضع لنظام صلاحيات صارم (محاسبين معتمدين فقط)

---

8. حقوق المستخدمين

يحق للموظفين المصرح لهم:

✅ **الاطلاع** على بياناتهم الشخصية المسجلة في النظام

✅ **طلب تصحيح** البيانات غير الدقيقة

✅ **طلب حذف** البيانات الشخصية (مع الاحتفاظ ببيانات القضايا للمتطلبات القانونية)

**ملاحظة**: بيانات القضايا والسندات والقيود المحاسبية لا يمكن حذفها لأسباب قانونية وضريبية.

---

9. الموافقة

باستخدامك لتطبيق شركة الربيعي للمحاماة، فإنك توافق على:

✅ جمع واستخدام بياناتك كما هو موضح في هذه السياسة

✅ استخدام الكاميرا والميكروفون للأغراض المذكورة

✅ رفع الملفات والمستندات للقضايا والمتابعات القانونية

✅ ربط معاملاتك المالية بقضايا قانونية محددة

✅ تخزين بياناتك على خوادمنا الآمنة

---

10. التواصل

### لأي استفسارات حول الخصوصية:

**البريد الإلكتروني**: ameen25r@gmail.com

**الهاتف**: +967 779 266 601

**العنوان**: شركة الربيعي للمحاماة، صنعاء، اليمن

**الموقع**: https://rubaiy.com

### مسؤول حماية البيانات:

**الاسم**: mohhash

**البريد**: mohhash2012@gmail.com

### قسم تقنية المعلومات:

للاستفسارات التقنية أو طلبات الوصول للبيانات، تواصل مع قسم تقنية المعلومات في الشركة.

---

11. التغييرات على السياسة

قد نحدث هذه السياسة من وقت لآخر

سنخطرك بأي تغييرات جوهرية عبر إشعار في التطبيق

استمرارك في استخدام التطبيق يعني موافقتك على التغييرات

---

**آخر تحديث**: مايو 2026

**الإصدار**: 4.0

**اللغة**: العربية

---